Hạch toán quà tặng khách hàng là công việc quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý chi phí phát sinh từ các chương trình tri ân, khuyến mãi và xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng. Việc hạch toán đúng, đủ không chỉ đảm bảo báo cáo tài chính chính xác mà còn giúp kiểm soát hiệu quả nguồn lực, đồng thời tuân thủ đầy đủ các quy định về thuế và kế toán.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết cách thức hạch toán quà tặng khách hàng theo quy định hiện hành, bao gồm các quy định pháp lý, hướng dẫn định khoản và lưu ý khi lập hóa đơn, từ đó đảm bảo chi phí được ghi nhận hợp lệ và tối ưu thuế cho doanh nghiệp.
1. Cơ sở pháp lý liên quan đến hạch toán quà tặng khách hàng
Nắm vững các cơ sở pháp lý liên quan đến hạch toán quà tặng là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện hạch toán đúng, đảm bảo chi phí hợp lệ và tránh rủi ro về thuế. Các văn bản quy phạm pháp luật chính mà doanh nghiệp cần tham khảo khi hạch toán quà tặng khách hàng bao gồm:
- Quy định về kế toán: Bao gồm Luật Kế toán và các Thông tư hướng dẫn (như TT 200, TT 133), cung cấp nguyên tắc, hệ thống tài khoản và cách ghi nhận nghiệp vụ, là cơ sở để định khoản quà tặng.
- Quy định về thuế giá trị gia tăng (Thuế GTGT): Các văn bản về thuế GTGT (Luật, Nghị định, Thông tư hướng dẫn) quy định về điều kiện khấu trừ thuế đầu vào khi mua quà và việc tính, kê khai thuế GTGT đầu ra khi tặng quà cho khách hàng (bao gồm cách xác định giá tính thuế), nếu quà tặng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT.
- Quy định về thuế thu nhập doanh nghiệp (Thuế TNDN): Các văn bản về thuế TNDN (Luật, Nghị định, Thông tư hướng dẫn) xác định điều kiện để chi phí quà tặng được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, chủ yếu dựa vào mục đích phục vụ kinh doanh và tính hợp lệ, đầy đủ của chứng từ.
- Quy định về hóa đơn, chứng từ: Các văn bản như Nghị định 123/2020 và Thông tư 78/2021 hướng dẫn chi tiết việc lập, quản lý hóa đơn (đặc biệt khi xuất cho hàng biếu tặng) và các chứng từ kế toán liên quan, là yếu tố then chốt để chi phí quà tặng được coi là hợp lệ về mặt pháp lý và thuế.
Lưu ý quan trọng: Các quy định pháp luật có thể thay đổi, cần thường xuyên cập nhật các văn bản mới nhất để đảm bảo tuân thủ. Việc áp dụng các quy định này cần dựa trên bản chất thực tế và mục đích của việc tặng quà.
2. Xử lý thuế TNDN, thuế TNCN và thuế GTGT đối với quà tặng khách hàng
2.1. Đối với đơn vị cho biếu tặng (người tặng)
Đơn vị cho biếu, tặng là doanh nghiệp hoặc tổ chức có trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế phát sinh từ hoạt động kinh doanh của mình.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):
Căn cứ Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, khoản chi cho quà tặng đáp ứng điều kiện sẽ được tính vào chi phí được trừ:
- Hàng hóa dùng để tặng phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định.
- Nếu hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên, phải thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuế GTGT:
- Thuế GTGT đầu ra:
-
- Theo quy định của Luật thuế GTGT và các văn bản hướng dẫn, việc sử dụng hàng hóa, dịch vụ để cho, biếu, tặng, khuyến mại, quảng cáo mà không thu tiền (trừ trường hợp khuyến mãi theo quy định của pháp luật thương mại) được coi là hoạt động tiêu dùng nội bộ hoặc cho biếu tặng, và vẫn thuộc đối tượng chịu thuế GTGT đầu ra.
- Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho số hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng này.
- Giá tính thuế GTGT: Là giá tính thuế của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh việc biếu, tặng (thông thường là giá bán của sản phẩm đó hoặc giá mua vào nếu là hàng mua ngoài để tặng).
- Kê khai: Doanh nghiệp kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra đối với số hàng hóa, dịch vụ dùng để biếu, tặng trên Tờ khai thuế GTGT định kỳ.
Thuế GTGT đầu vào:
- Thuế GTGT đầu vào của hàng hóa, dịch vụ mua vào để dùng cho mục đích biếu, tặng khách hàng được khấu trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện:
- Có hóa đơn GTGT hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào từ 20 triệu đồng trở lên.
- Hàng hóa, dịch vụ đó được mua vào phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh chịu thuế GTGT (trong trường hợp này là hoạt động marketing, khuyến mãi…).
Thuế thu nhập cá nhân:
Đối với đơn vị cho biếu, tặng, thông thường không phát sinh nghĩa vụ khấu trừ hoặc kê khai TNCN cho người nhận quà là khách hàng cá nhân, trừ trường hợp quà tặng là:
- Bất động sản.
- Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (xe ô tô, xe máy, tàu, thuyền, máy bay, súng săn, súng thể thao…) và chứng khoán, phần vốn trong các tổ chức kinh tế… có giá trị vượt quá 10 triệu đồng cho một lần nhận. (Xem chi tiết mục TNCN của người nhận).
Đối với các quà tặng thông thường khác có giá trị nhỏ (không phải bất động sản, tài sản đăng ký, chứng khoán…) thì không thuộc diện chịu thuế TNCN đối với người nhận, do đó đơn vị tặng không có nghĩa vụ về TNCN.
2.2. Đối với đơn vị nhận biếu tặng (người nhận)
Nếu người nhận là Doanh nghiệp/Tổ chức:
Thuế TNDN:
- Khoản quà biếu, tặng nhận được từ đơn vị khác thông thường được ghi nhận vào thu nhập khác khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
- Giá trị ghi nhận là giá trị hợp lý của quà tặng.
- Doanh nghiệp nhận có trách nhiệm kê khai khoản thu nhập này vào thu nhập khác trên Tờ khai quyết toán thuế TNDN.
Thuế GTGT:
- Doanh nghiệp nhận quà không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với quà tặng nhận được, bởi vì đây không phải là giao dịch mua bán phát sinh chi phí cho doanh nghiệp nhận. Hóa đơn GTGT mà đơn vị tặng xuất là hóa đơn đầu ra của họ, không phải hóa đơn đầu vào cho doanh nghiệp nhận để được khấu trừ.
- Doanh nghiệp nhận chỉ đơn giản ghi nhận tài sản nhận được (nếu có giá trị lớn và cần theo dõi) hoặc sử dụng/tiêu dùng.
Thuế TNCN: Không áp dụng nếu người nhận là doanh nghiệp/tổ chức.
Nếu người nhận là Cá nhân (Khách hàng cá nhân):
Thuế TNCN:
- Theo quy định hiện hành, thu nhập từ nhận quà biếu, tặng chỉ thuộc diện chịu thuế TNCN nếu quà tặng là:
- Bất động sản.
- Tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng (xe ô tô, xe máy, tàu, thuyền, máy bay, súng săn, súng thể thao…)
- Chứng khoán.
- Phần vốn trong các tổ chức kinh tế, cơ sở kinh doanh.
- Điều kiện chịu thuế: Chỉ khi giá trị quà tặng nhận được trên 10 triệu đồng cho một lần nhận, phần vượt trên 10 triệu đồng mới là thu nhập chịu thuế TNCN (thuế suất 10%).
Thuế TNDN/GTGT: Không áp dụng đối với cá nhân.
3. Hướng dẫn hạch toán kế toán đối với bên cho biếu tặng
Việc hạch toán quà tặng khách hàng cần phản ánh đúng bản chất của nghiệp vụ: xuất kho hàng hóa/sản phẩm hoặc chi tiền để phục vụ mục đích kinh doanh (quảng cáo, khuyến mãi, tri ân…). Chi phí này thường được ghi nhận vào các tài khoản chi phí bán hàng (TK 641) hoặc chi phí quản lý doanh nghiệp (TK 642) tùy thuộc vào mục đích và quy mô của chương trình tặng quà. Trong một số trường hợp đặc biệt (ít phổ biến cho quà tặng khách hàng thông thường), có thể ghi nhận vào chi phí khác (TK 811).
Dưới đây là hướng dẫn hạch toán cho các trường hợp phổ biến:
3.1. Trường hợp 1: Hạch toán quà tặng là hàng hóa doanh nghiệp MUA NGOÀI về để tặng
Bước 1: Khi mua quà tặng nhập kho (hoặc ghi nhận công nợ nếu chưa thanh toán)
Ghi nhận giá trị hàng hóa nhập kho (giá mua chưa bao gồm thuế GTGT) và thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.
Định khoản:
- Nợ TK 156 – Hàng hóa (Giá mua chưa VAT)
- Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Thuế GTGT trên hóa đơn mua vào)
- Có TK 111 – Tiền mặt / 112 – Tiền gửi Ngân hàng (Nếu thanh toán ngay)
- Có TK 331 – Phải trả cho người bán (Nếu chưa thanh toán)
Bước 2: Khi xuất kho tặng cho khách hàng
Ghi nhận giá trị hàng hóa xuất kho vào chi phí và ghi nhận thuế GTGT đầu ra phải nộp (nếu có) đồng thời tính thuế này vào chi phí.
Định khoản:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng / 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / 811 – Chi phí khác. (Tổng chi phí = Giá xuất kho của quà tặng + Thuế GTGT đầu ra phải nộp – nếu có)
- Có TK 156 – Hàng hóa (Ghi giảm giá trị hàng hóa xuất kho theo giá xuất kho)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Nếu có – Ghi số thuế GTGT đầu ra phát sinh)
Ví dụ: SUBE mua 10 chiếc nồi nấu chậm Bear từ công ty A về để tặng 10 khách hàng.
Bước 1: Mua hàng hóa nhập kho
Giả sử SUBE mua 10 chiếc nồi Bear từ Công ty A với:
- Đơn giá: 1.000.000 VNĐ/chiếc (chưa VAT)
- Thuế GTGT: 10%
- Tổng hóa đơn: 11.000.000 VNĐ
- Hình thức thanh toán: Chuyển khoản ngân hàng.
Định khoản:
Nợ TK 156: 10.000.000 (Giá mua chưa thuế)
Nợ TK 133: 1.000.000 (Thuế GTGT đầu vào)
Có TK 112: 11.000.000 (Tiền gửi ngân hàng)
Bước 2: Xuất kho tặng khách hàng
Giả sử SUBE tặng 3 chiếc nồi cho 3 khách hàng thân thiết, giá bán thị trường của mỗi nồi tại thời điểm tặng là 1.200.000 VNĐ/chiếc → giá tính thuế GTGT đầu ra = 3.600.000 VNĐ
→ Thuế GTGT đầu ra phải nộp: 10% x 3.600.000 = 360.000 VNĐ
→ Giá xuất kho: 1.000.000 x 3 = 3.000.000 VNĐ
Định khoản:
Nợ TK 641: 3.360.000 (Chi phí bán hàng: gồm giá vốn + thuế GTGT đầu ra)
Có TK 156: 3.000.000 (Ghi giảm hàng hóa xuất kho)
Có TK 3331: 360.000 (Thuế GTGT đầu ra phải nộp)
3.2. Trường hợp 2: Hạch toán quà tặng là hàng hóa do doanh nghiệp TỰ SẢN XUẤT
Bước 1: Kết chuyển giá vốn của sản phẩm xuất kho để tặng
Sản phẩm làm quà tặng xuất từ kho thành phẩm (TK 155). Giá trị xuất kho là giá thành sản phẩm.
Định khoản:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng / 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / 811 – Chi phí khác (Ghi nhận giá vốn sản phẩm vào chi phí)
- Có TK 155 – Thành phẩm (Ghi giảm giá trị thành phẩm xuất kho theo giá thành)
Bước 2: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra (nếu có) và tính vào chi phí
Thuế GTGT đầu ra được tính dựa trên giá bán của sản phẩm cùng loại tại thời điểm tặng.
Định khoản:
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng / 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / 811 – Chi phí khác (Ghi nhận chi phí thuế GTGT đầu ra)
- Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (Ghi số thuế GTGT đầu ra phát sinh)
Ví dụ: SUBE tự sản xuất nồi nấu chậm Bear để tặng
Bước 1: Xuất kho thành phẩm làm quà tặng
Giả sử SUBE tự sản xuất 2 nồi nấu chậm Bear và đem tặng cho 2 khách hàng VIP.
- Giá thành mỗi nồi: 900.000 VNĐ
- Tổng giá vốn: 1.800.000 VNĐ
Định khoản:
Nợ TK 641: 1.800.000 (Chi phí bán hàng)
Có TK 155: 1.800.000 (Ghi giảm thành phẩm xuất kho)
Bước 2: Ghi nhận thuế GTGT đầu ra
Giá thị trường của sản phẩm Bear tại thời điểm tặng là 1.200.000/nồi → Giá tính thuế: 2 x 1.200.000 = 2.400.000
→ Thuế GTGT đầu ra: 10% x 2.400.000 = 240.000 VNĐ
Định khoản:
Nợ TK 641: 240.000 (Chi phí bán hàng – phần thuế GTGT phải nộp)
Có TK 3331: 240.000 (Thuế GTGT phải nộp)
3.3. Trường hợp 3: Hạch toán quà tặng là TIỀN MẶT hoặc Thẻ quà tặng/Voucher có giá trị tiền
Khi doanh nghiệp tặng tiền mặt hoặc các loại voucher/thẻ quà tặng có giá trị tương đương tiền mà không phải là hàng hóa, sản phẩm cụ thể.
Định khoản:
- Ghi nhận khoản chi bằng tiền vào chi phí phù hợp.
- Nợ TK 641 – Chi phí bán hàng / 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp / 811 – Chi phí khác (Ghi nhận giá trị tiền/voucher đã tặng)
- Có TK 111 – Tiền mặt / 112 – Tiền gửi Ngân hàng (Ghi giảm số tiền đã chi)
Lưu ý: Đối với tiền mặt hoặc voucher giá trị tiền, thông thường không phát sinh thuế GTGT đầu ra tại thời điểm tặng quà (thuế GTGT có thể phát sinh khi người nhận sử dụng voucher để mua hàng hóa/dịch vụ chịu thuế). Do đó, định khoản chỉ đơn giản là ghi nhận chi phí và giảm tiền. Cần chú ý quy định về thuế TNCN nếu giá trị quà tặng tiền mặt/voucher cho cá nhân vượt quá mức quy định (thường ít xảy ra với quà tặng khách hàng thông thường).
Ví dụ: Giả sử SUBE tặng voucher mua hàng trị giá 1.000.000 VNĐ cho khách hàng A.
Định khoản:
Nợ TK 641: 1.000.000 (Chi phí bán hàng)
Có TK 112: 1.000.000 (Ghi giảm tiền gửi ngân hàng)
4. Hướng dẫn hạch toán với bên nhận biếu tặng
Khi nhận hàng hóa, quà tặng, kế toán bên nhận ghi nhận giá trị hàng nhận được (bao gồm cả thuế GTGT nếu có) vào tài khoản chi phí hoặc nguyên liệu, vật liệu tùy theo mục đích sử dụng:
- Nợ TK 156 (Hàng hóa), hoặc TK 642 (Chi phí bán hàng), hoặc TK 242 (Chi phí sản xuất, kinh doanh dở dang) tùy theo loại hàng hóa và mục đích sử dụng.
- Có TK 711 (Thu nhập khác) để ghi nhận giá trị hàng hóa nhận được do biếu tặng.
Cách hạch toán cụ thể:
Nợ TK 156, 642, 242,…: Tổng giá trị hàng nhận (bao gồm thuế GTGT nếu có)
Có TK 711: Tổng giá trị hàng nhận (bao gồm thuế GTGT nếu có)
Ví dụ: Công ty B nhận quà tặng từ đối tác là hàng hóa trị giá 100 triệu đồng (đã có thuế GTGT 10 triệu đồng):
Nợ TK 156 (Hàng hóa): 100 triệu đồng
Có TK 711 (Thu nhập khác): 100 triệu đồng
5. Chứng từ cần thiết để hợp thức hóa chi phí quà tặng khách hàng
Để chi phí quà tặng khách hàng được coi là hợp lệ về mặt kế toán và thuế (đặc biệt là được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN), doanh nghiệp cần chuẩn bị và lưu giữ đầy đủ bộ chứng từ chứng minh cho nghiệp vụ này. Bộ chứng từ này cần thể hiện rõ: mục đích, đối tượng, loại quà, giá trị và việc thực tế đã tặng quà.
Dưới đây là các loại chứng từ cần có (tùy thuộc vào hình thức quà tặng và quy trình nội bộ của doanh nghiệp):
- Quyết định/Chính sách về quà tặng khách hàng hoặc Chương trình khuyến mãi/Tri ân: Chứng minh mục đích tặng quà là phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (quảng cáo, xúc tiến thương mại, tri ân khách hàng, xây dựng mối quan hệ…). Đây là cơ sở quan trọng để chi phí được xem xét tính vào chi phí được trừ.
- Chứng từ mua quà tặng (áp dụng khi mua quà từ bên ngoài): Chứng minh nguồn gốc và giá trị mua vào của quà tặng.
- Chứng từ xuất quà tặng từ kho (áp dụng khi xuất quà từ kho của doanh nghiệp – cả mua ngoài nhập kho và tự sản xuất): Ghi nhận việc hàng hóa/sản phẩm đã xuất ra khỏi kho để sử dụng làm quà tặng.
- Danh sách khách hàng nhận quà: Chứng minh quà tặng đã được gửi đến đúng đối tượng khách hàng như đã quy định trong chương trình.
- Hóa đơn GTGT đầu ra (áp dụng khi quà tặng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT): Đây là chứng từ bắt buộc để chứng minh doanh nghiệp đã thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp thuế GTGT đầu ra đối với quà tặng (theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC).
Hạch toán đúng quà tặng khách hàng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn tránh rủi ro khi quyết toán thuế. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách xử lý kế toán trong từng trường hợp cụ thể. Đừng quên lưu trữ đầy đủ chứng từ và áp dụng đúng quy định để đảm bảo chi phí được chấp nhận hợp lý.
