Hướng dẫn hạch toán chi phí quà tặng nhân viên MỚI NHẤT 2025

Hạch toán quà tặng nhân viên là một trong những vấn đề quan trọng mà các doanh nghiệp cần lưu ý để đảm bảo tuân thủ đúng quy định kế toán và thuế hiện hành. Việc ghi nhận, phân loại và xử lý chi phí quà tặng không chỉ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính hiệu quả mà còn tránh được những rủi ro pháp lý không mong muốn. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết cách hạch toán quà tặng nhân viên theo quy định mới nhất, giúp kế toán và nhà quản lý dễ dàng áp dụng và tối ưu hóa chi phí cho doanh nghiệp.

Quy định pháp lý liên quan đến hạch toán quà tặng nhân viên

Để hạch toán quà tặng nhân viên đúng quy định, kế toán cần nắm vững các văn bản pháp luật sau:

• Luật Kế toán số 88/2015/QH13.
• Thông tư 200/2014/TT-BTC: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp (áp dụng cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế, trừ doanh nghiệp siêu nhỏ, doanh nghiệp nhỏ và vừa thực hiện chế độ kế toán theo Thông tư 133).
• Thông tư 133/2016/TT-BTC: Hướng dẫn Chế độ kế toán doanh nghiệp nhỏ và vừa.
• Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp. Cụ thể, Khoản 4 Điều 1 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC) quy định về các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, trong đó có đề cập đến chi phúc lợi trực tiếp cho người lao động.
• Thông tư 111/2013/TT-BTC: Hướng dẫn thực hiện Luật Thuế thu nhập cá nhân. Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư này quy định về các khoản lợi ích bằng tiền hoặc không bằng tiền ngoài tiền lương, tiền công do người sử dụng lao động trả mà người lao động được hưởng dưới mọi hình thức, bao gồm cả quà tặng.
• Thông tư 219/2013/TT-BTC: Hướng dẫn thi hành Luật Thuế giá trị gia tăng. Khoản 5 Điều 7 Thông tư này quy định về giá tính thuế đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu, cho, biếu, tặng. Khoản 3 Điều 7 cũng đề cập đến việc xác định giá tính thuế đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ tiêu dùng nội bộ (trừ trường hợp tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất kinh doanh).

Các vấn đề về thuế cần nắm vững khi tặng quà cho nhân viên

Hạch toán quà tặng cho nhân viên luôn đi kèm với các nghĩa vụ thuế. Dưới đây là những điểm mấu chốt:

Thuế Thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Chi phí được trừ:

• Các khoản chi có tính chất phúc lợi chi trực tiếp cho người lao động như: quà tặng nhân dịp lễ, Tết, sinh nhật, kỷ niệm ngày thành lập công ty, quà cho con nhân viên nhân dịp Quốc tế Thiếu nhi, Tết Trung thu… được coi là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.
• Điều kiện: Tổng số chi phúc lợi (bao gồm cả quà tặng) không được vượt quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp.
• Cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp (hóa đơn mua quà, danh sách nhân viên nhận quà, quy chế phúc lợi của công ty…).

Lưu ý:

• Nếu tổng chi phúc lợi vượt quá giới hạn 01 tháng lương bình quân, phần vượt sẽ không được tính vào chi phí được trừ.
• Quà tặng bằng hiện vật là sản phẩm do chính công ty sản xuất/kinh doanh thì giá trị quà tặng tính vào chi phí được trừ là giá vốn của sản phẩm đó.

Thuế Giá trị gia tăng (GTGT)

VAT đầu vào

• Nếu quà tặng được mua từ bên ngoài và có hóa đơn GTGT đầu vào, doanh nghiệp được khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng với phần chi phí quà tặng được tính là chi phí được trừ cho mục đích thuế TNDN (tức là nằm trong giới hạn 01 tháng lương bình quân).

VAT đầu ra:

• Khi tặng quà cho nhân viên bằng hàng hóa, dịch vụ (trừ trường hợp hàng hóa tiêu dùng nội bộ để phục vụ sản xuất kinh doanh), doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra như bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng.
• Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh hoạt động tặng quà.
• Nếu quà tặng là hàng hóa do công ty tự sản xuất, giá tính thuế GTGT là giá bán chưa thuế của sản phẩm đó.

Hướng dẫn hạch toán quà tặng nhân viên theo quy định hiện hành 2025

Trường hợp 1: Quà tặng bằng Hiện vật (Mua ngoài)

Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ bên ngoài để tặng nhân viên.

Hạch toán khi mua quà:

• Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu (nếu quà là vật liệu)
• Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ (nếu quà là CCDC, có thể cần phân bổ nếu giá trị lớn)
• Nợ TK 156 – Hàng hóa (nếu quà là hàng hóa mua về để tặng)
• Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (nếu cần phân bổ giá trị quà tặng lớn)
• Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có hóa đơn GTGT hợp lệ và đủ điều kiện khấu trừ)
• Có TK 111, 112, 331 – Tiền mặt, Tiền gửi ngân hàng, Phải trả người bán

Hạch toán khi xuất tặng:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 641, 353)
• Có TK 152, 153, 156, 242 (ghi giảm giá trị quà tặng đã xuất)

Vấn đề xuất hóa đơn GTGT đầu ra:

• Theo Khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC, đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, giá tính thuế GTGT là giá tính thuế GTGT của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương tại thời điểm phát sinh các hoạt động này.
• Doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra như bán hàng thông thường, ghi rõ là hàng cho biếu tặng nhân viên, thuế suất theo quy định của mặt hàng đó.

Vấn đề thuế cần lưu ý:

• Thuế GTGT đầu vào: Được khấu trừ nếu đủ điều kiện.
• Thuế GTGT đầu ra: Phải xuất hóa đơn và kê khai.
• Thuế TNCN: Giá trị quà tặng (giá thị trường bao gồm VAT) là thu nhập chịu thuế của nhân viên.
• Thuế TNDN: Tổng chi phí (giá trị quà + thuế GTGT đầu ra tính vào chi phí) được trừ nếu nằm trong giới hạn chi phúc lợi.

Ví dụ: SUBE mua 05 nồi nấu chậm Bear tặng nhân viên phòng Marketing. Giá mua chưa VAT: 1.200.000 VNĐ/nồi (VAT 10%). Tổng giá mua 6.000.000 VNĐ, VAT 600.000 VNĐ. Chi từ chi phí quản lý. Giá bán thị trường cũng là 1.200.000 VNĐ/nồi.

Trường hợp 2: Quà tặng bằng Tiền mặt/Chuyển khoản

Đây là hình thức phổ biến, thường áp dụng cho các dịp thưởng lễ, Tết. Bạn sẽ cần Hạch toán Nợ/Có như sau:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 641, 353 tùy nguồn chi và đối tượng)
• Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (nếu trừ vào lương)
• Có TK 111 – Tiền mặt
• Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Vấn đề thuế cần lưu ý:

• Hóa đơn GTGT: Không áp dụng.
• Thuế TNCN: Khoản tiền tặng này thường được coi là thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động (theo Điểm đ, Khoản 2, Điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC). Doanh nghiệp cần khấu trừ thuế TNCN trước khi chi trả hoặc cộng vào thu nhập để quyết toán.
• Thuế TNDN: Chi phí này được tính vào chi phí được trừ nếu nằm trong tổng mức chi phúc lợi không quá 01 tháng lương bình quân thực tế.

Ví dụ: SUBE thưởng Tết Nguyên Đán cho mỗi nhân viên phòng Kế toán (3 người) số tiền 2.000.000 VNĐ/người bằng chuyển khoản. Tổng chi: 6.000.000 VNĐ. Chi từ chi phí quản lý.

Trường hợp 3: Quà tặng bằng Hiện vật (Doanh nghiệp tự sản xuất/kinh doanh)

Doanh nghiệp dùng sản phẩm do mình sản xuất hoặc hàng hóa kinh doanh để tặng nhân viên.

Hạch toán giá vốn hàng tặng:

• Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (hoặc TK 641, 353) – theo giá vốn
• Có TK 155 – Thành phẩm
• Có TK 156 – Hàng hóa

Vấn đề xuất hóa đơn GTGT đầu ra và giá tính thuế:

Tương tự như trường hợp mua ngoài, doanh nghiệp phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra. Giá tính thuế GTGT là giá bán của hàng hóa, dịch vụ cùng loại hoặc tương đương trên thị trường tại thời điểm phát sinh (theo Khoản 5 Điều 7 Thông tư 219/2013/TT-BTC).

Vấn đề thuế cần lưu ý:

• Thuế GTGT đầu ra: Phải xuất hóa đơn và kê khai.
• Thuế TNCN: Giá trị quà tặng (giá thị trường bao gồm VAT) là thu nhập chịu thuế của nhân viên.
• Thuế TNDN: Tổng chi phí (giá vốn + thuế GTGT đầu ra tính vào chi phí) được trừ nếu nằm trong giới hạn chi phúc lợi.

Ví dụ: Giả sử SUBE kinh doanh nồi Bear. Giá vốn 01 nồi là 1.000.000 VNĐ. Giá bán thị trường (chưa VAT) là 1.200.000 VNĐ. SUBE tặng 05 nồi cho nhân viên phòng Marketing từ hàng hóa của công ty (Chi từ chi phí quản lý)

Trường hợp 4: Quà tặng bằng Voucher, Thẻ mua hàng

Doanh nghiệp mua voucher, thẻ mua hàng để tặng nhân viên.

Hạch toán khi mua/phát hành voucher:

• Nếu mua voucher từ nhà cung cấp khác:
  • Nợ TK 642 (hoặc 353) – Giá trị voucher
  • Nợ TK 1331 (nếu hóa đơn voucher có thuế GTGT và được khấu trừ)
  • Có TK 111, 112, 331
• Nếu doanh nghiệp tự phát hành voucher (cho sản phẩm, dịch vụ của chính mình): Kế toán theo dõi số lượng voucher phát hành. Doanh thu chỉ ghi nhận khi khách hàng (nhân viên) sử dụng voucher để đổi hàng hóa, dịch vụ.

Hạch toán khi nhân viên sử dụng voucher (nếu theo dõi): Không cần hạch toán thêm nếu đã ghi nhận chi phí khi mua/phát hành.

Vấn đề thuế cần lưu ý:

• Hóa đơn GTGT: Nếu voucher là hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT, doanh nghiệp nhận hóa đơn GTGT đầu vào. Tuy nhiên, khi tặng voucher cho nhân viên, doanh nghiệp thường không phải xuất hóa đơn GTGT đầu ra cho hành vi này (vì bản chất là tặng một khoản tiền/quyền lợi mua hàng).
• Thuế TNCN: Giá trị voucher là thu nhập chịu thuế TNCN của nhân viên.
• Thuế TNDN: Chi phí mua voucher được trừ nếu nằm trong giới hạn chi phúc lợi.

Ví dụ: SUBE mua 10 voucher siêu thị ABC trị giá 500.000 VNĐ/voucher tặng nhân viên phòng Kinh doanh. Tổng chi: 5.000.000 VNĐ. Chi từ chi phí bán hàng. (Giả sử voucher không có GTGT đầu vào được khấu trừ khi SUBE mua).

Lưu ý chung cho tất cả các trường hợp:

• Chi phí được trừ khi tính thuế TNDN: Tổng các khoản chi có tính chất phúc lợi (bao gồm quà tặng) được trừ không quá 01 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp (theo Khoản 4 Điều 1 Thông tư 68/2019/TT-BTC sửa đổi, bổ sung quy định tại Thông tư 78/2014/TT-BTC và Thông tư 96/2015/TT-BTC).

• Thuế TNCN: Doanh nghiệp có trách nhiệm xác định đúng giá trị quà tặng để tính vào thu nhập chịu thuế của nhân viên và thực hiện khấu trừ, kê khai theo quy định.

• Hồ sơ chứng từ: Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ (quyết định, danh sách ký nhận, hóa đơn, chứng từ thanh toán…) là rất quan trọng để đảm bảo tính hợp lệ, hợp lý của chi phí.

Hạch toán đúng quà tặng nhân viên không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí hiệu quả mà còn tránh rủi ro khi quyết toán thuế. Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ cách xử lý kế toán trong từng trường hợp cụ thể. Đừng quên lưu trữ đầy đủ chứng từ và áp dụng đúng quy định để đảm bảo chi phí được chấp nhận hợp lý.